Prezentacja rozwiązania

Wszystkie zadania jakie realizuje ArchiDeMeS, są ukierunkowane na zagwarantowanie właściwego zarządzania procedurami tworzenia, gromadzenia, ochrony oraz modyfikacji i dystrybucji dokumentacji w ramach danego zespołu, jak i całego przedsiębiorstwa. Dokumenty i związane z nimi zdarzenia są przez System na bieżąco rejestrowane i archiwizowane zgodnie z założoną strukturą i zakresem Archiwum. W ten sposób cała informacja, zarówno ta dotycząca spraw bieżących,  jak i spraw zakończonych jest gromadzona, zarządzana i chroniona w jednolity, niezależny od osób i czasu sposób. Każdy pracownik ma swobodny, zgodny ze swoimi uprawnieniami dostęp do wszystkich potrzebnych mu zasobów firmy. Firma ma zagwarantowaną ochronę tworzonej wiedzy na wszystkich etapach jej powstawania i dystrybucji. Powyższa logika działania systemu ArchiDeMeS ma przełożenie na następujące korzyści i rezultaty:

  • jednolita archiwizacja wystandaryzowanej dokumentacji realizowana zgodnie z założoną strukturą archiwum już na etapie przygotowywania i opracowywania prowadzonych spraw i projektów,
  • jednoznaczna identyfikacja dokumentów w strukturze projektów i katalogów – gwarancja, że każdy dokument jest użyty tylko raz z możliwością reprezentowania w wielu różnych strukturach bez powieleń i duplikatów,
  • automatyzacja masowego zasilania archiwum z zewnętrznych źródeł dokumentacji,
  • oprogramowanie dostępne min. W języku polskim i angielskim z opcją dokładania kolejnych języków; pełna lokalizacja wersji językowych tj. na poziomie interfejsu, komunikatów, atrybutów, informacji opisowych, jak i słowników, itp.,
  • aktualne archiwum dostępne dla całej organizacji obejmujące zarówno dokumentację spraw i projektów realizowanych aktualnie jak i zakończonych oraz wycofanych,
  • jednoznaczne związanie dokumentu z osobą za niego odpowiedzialną,
  • jednoznaczne przyporządkowanie dokumentu do ścieżki obiegu i zatwierdzeń dokumentu,
  • zatwierdzanie dokumentacji realizowane zgodnie z procedurą i pod nadzorem systemu,
  • precyzyjnie zdefiniowany i powszechny, zgodny z nadanymi uprawnieniami dostęp do zasobów archiwum,
  • kontrolowana redystrybucja zasobów archiwum,
  • zabezpieczenie zasobów archiwum przed nieautoryzowanym kasowaniem i niekontrolowanymi zmianami,
  • jednoznaczna treść dokumentu w ramach nadanej mu nazwy we wszystkich obszarach pracy z tym dokumentem,
  • automatyczna rejestracja i kontrola realizacji zmian w dokumentach,
  • archiwizacja dokumentów z zachowaniem historii ich opracowania i zmian,
  • automatyczne udostępnianie użytkownikom najnowszych wersji dokumentów podpiętych do opracowywanych przez nich projektów,
  • automatyczne informowanie o zakresie współużytkowania przez inne projekty danego dokumentu pobranego do modyfikacji,
  • kontrola wzajemnej zgodności papierowej i elektronicznej wersji dokumentacji przygotowanej do dalszej dystrybucji,
  • jednoznaczne rozróżnienie dokumentacji objętej archiwizacją (oficjalne, chronione zasoby firmy) od dokumentacji będącej jedynie notatkami pracowników,
  • jednolitość dostępnej wersji danego dokumentu dla całej struktury organizacyjnej,
  • czytelne i jednoznaczne rozróżnienie między wersjami roboczymi dokumentacji, będącej w opracowaniu, a wersją zatwierdzoną ostatecznie,
  • tożsame standardy zarządzania dokumentacją zarówno elektroniczną, jak i papierową funkcjonującą w przedsiębiorstwie,
  • pełny rejestr przeprowadzanych transakcji,
  • dostęp do bazy z urządzeń mobilnych (z dodatkową obsługą kodów QR) i przeglądarek internetowych.

Wybrane rezultaty wdrożenia systemu:

  • odwzorowanie całego zakładu w ramach jednej platformy,
  • spójność, dostępność i transparentność danych,
  • uproszczona współpraca oraz komunikacja pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi branżami i wydziałami,
  • standaryzacja w zakresie: nazewnictwa urządzeń oraz dokumentacji,
  • zarządzanie zmianą i rewizjami dokumentacji,
  • intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs,
  • integracja z innymi systemami informatycznymi typu ERP, CRM i inne,
  • możliwość dostępu do dokumentacji z urządzeń przenośnych,
  • łatwa, intuicyjna obsługa,
  • obsługa i archiwizacja różnego typu plików niezależnie od formatu np. MS Office, PDF, dwg, tiff,
  • możliwość tworzenia dowolnych zestawień urządzeń oraz wymianę danych pomiędzy systemami poprzez interfejs tj. MS Office, xml,
  • standaryzacja dokumentacji technologicznej oraz kompleksowego tworzenia inteligentnych, obiektowych schematów technologicznych.

W odniesieniu do wybranych efektów wdrożenia mamy:

Ad. 1) Odwzorowanie całego zakładu w ramach jednej platformy.

System jest przygotowany na gromadzenie, zabezpieczanie, porządkowanie i udostępnianie każdego rodzaju dokumentacji i informacji z nim związaną, niezależnie od formatu, źródła wytwarzania, formy przechowywania (cyfrowa/papierowa), celu eksploatacji, zakresu oddziaływania, poziomu dostępności i poufności.

Każdy dział oraz branża ma możliwość organizacji i przechowywania dokumentacji, i danych w sposób najlepiej oddający specyfikę ich pracy, a także zapotrzebowanie innych działów, które muszą mieć dostęp do swoich danych w formie i układzie spełniającym z kolei oczekiwania innych działów.

Układ aplikacji ArchiDeMeS, która może mieć specyficzny układ okien dla każdego działu oddzielnie z widokami na projekty i branże różne w zależności od działu, choć umieszczone w tej samej bazie bez DUPLIKOWANIA danych i dokumentów.

Ad. 2) Spójność, dostępność i transparentność danych.

Realizowana jest na wielu obszarach i w wielu zakresach w szczególności poprzez:

Unikalność nazwy dokumentu.

  • Każdy dokument ma niepowtarzalną nazwę.
  • Jednoznaczność przy wyborze danego dokumentu.
  • Eliminacja pomyłek:
    • Brak „kopia kopii” tego samego dokumentu.
    • Kontrola przy zakładaniu nowych dokumentów – nie ma możliwości założenia dokumentu pod istniejącą nazwą.
    • Zawsze można wrócić do poprzedniej wersji.
    • Modyfikacje lub zmiany tworzymy poprzez kolejne wersje lub rewizje.

Blokada edycji dokumentu zatwierdzonego.

  • Jeśli dany dokument został skierowany do zatwierdzania, lub też został zatwierdzony, staje się on niemożliwy do dalszej edycji.
  • Pozwala to unikać sytuacji, w której ktoś dokonał jeszcze nieautoryzowanej zmiany w zatwierdzonym, zaakceptowanym dokumencie.
  • Osoba uprawniona może powołać nową rewizję dokumentu, tym samym przywrócić ponownie do „życia” i dalszej edycji.

Centralna, bezpieczna baza całej dokumentacji z identyfikacją dostępu.

Eliminacja mnożenia bytów – jeden dokument w kilku miejscach.

Dostęp dla wybranych grup użytkowników tylko do rewizji zatwierdzonych.

  • Rozbudowany system uprawnień w systemie ArchiDeMeS – dostosowanie dostępu do dokumentów w zależności od ich statusu.
  • Blokada dostępu do dokumentów które nie zostały zatwierdzone.
  • Dostęp i wgląd tylko do zatwierdzonych rewizji dokumentu.
  • Powiadomienia o nowych zatwierdzonych wersjach – nowa obowiązująca wersja dokumentu weszła w życie.
  • Takie podejście może sprawdzić się na przykład przy przekazywaniu dokumentacji od zewnętrznego podwykonawcy.

Dodawanie dokumentów do systemu wraz z ich opisem (metadane).

Zapisywanie dowolnego stanu projektu „migawka” na dany moment.

Funkcjonalność ta pozwala rejestrować i przywracać z dowolnego czasu stan wersji i rewizji dokumentów wchodzących w skład projektu, niezależnie od ich cyklów życia i ilości zmian – zawsze możemy sprawdzić np.: jak wyglądał projekt X 3 lata wstecz, jakie były wersje dokumentów i kto je wówczas zatwierdzał.

Obsługa dokumentacji papierowej.

  • W systemie ArchiDeMeS istnieje możliwość wprowadzenia informacji o dokumentacji papierowej.
  • Można w ten sposób szybko zlokalizować poszukiwaną dokumentację jeśli wcześniej została dobrze opisana w systemie.
  • Można w przyszłości w prosty sposób zmienić dokument papierowy w elektroniczny, jeśli powstanie on w takiej wersji.

Ad. 3) Uproszczona współpraca oraz komunikacja pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi branżami i wydziałami.

Opiniowanie i konsultowanie.

  • System ArchiDeMeS pozwala na przeprowadzanie opiniowania oraz konsultacji wskazanych dokumentów, pod jego pełną kontrolą.
  • Stosuje się dedykowane grupy użytkowników, którzy mają kompetencje do powyższych czynności, dla wskazanych typów dokumentacji.

Ścieżki zatwierdzania.

  • System posiada rozbudowany system ścieżek zatwierdzania, które można w łatwy i szybki sposób tworzyć lub modyfikować.
  • Uprawnione osoby mogą zakładać nowe ścieżki zatwierdzeń dokumentacji.
  • Można przekazać dokument do zatwierdzenia przez większą ilość osób (grupę) – tzw. ścieżki sekwencyjne, równoległe lub mieszane,
  • Ścieżki zatwierdzania mogą być również wieloetapowe, gdzie kilka osób będzie mogło „po sobie” zatwierdzać dany dokument, aż do ostatecznego zatwierdzenia lub odrzucenia na dowolnym etapie.

Ad. 4) Standaryzacja w zakresie: nazewnictwa urządzeń oraz dokumentacji.

Generatory nazw.

  • Generatory nazw zapewniają wszystkim nazwom dodawanych dokumentów zgodność z ustalonymi normami.
  • Można w łatwy i szybki sposób nadawać kolejne numery, na przykład kolejnym zleceniom lub powiązać generatory nazw z dokumentami powstającymi z wcześniej wprowadzonych szablonów.
  • Eliminuje możliwość błędu przy dodawaniu nowej dokumentacji oraz w znaczny sposób przyspiesza to zdarzenie, jako że operator nie musi tych danych wpisywać ręcznie.

Praca na szablonach.

  • Możliwość dodawania szablonów, w dowolnym momencie eksploatacji systemu i rozwoju potrzeb organizacji.
  • Przyspiesza w znacznym stopniu proces dodawania nowych dokumentów do systemu oraz zapewnia standard powstałej w ten sposób dokumentacji.
  • Dla każdego z szablonów może być dodatkowo przypisany generator nazw, który zadba np. o nadanie kolejnego unikalnego numeru dla nowo powstałego dokumentu.

Ad. 5) Zarządzanie zmianą i rewizjami dokumentacji.

Praca na właściwej wersji – blokada pracy na niewłaściwej wersji dokumentu.

  • Wyeliminowany problem z pracą na niewłaściwej wersji dokumentu.
  • W liście dokumentów zawsze znajduje się aktualna i ostatnia wersja danego dokumentu.
  • Dzięki temu o wiele szybciej można znaleźć dany dokument, oraz rozpocząć z nim pracę.

Zabezpieczenie dokumentu zatwierdzonego – blokada edycji.

Historia dokumentu – wszystkie informacje w jednym miejscu.

  • Każdy dokument ma swoją historię.
  • Zawiera wszystkie informacje od momentu dodania go do systemu.
    • Dzięki niej wiadomo: kto, kiedy i w jakim celu pobierał dany dokument do edycji.
    • Dzięki możliwości wpisywania komentarzy przy każdorazowym nadpisywaniu wersji dokumentu wiadomo też, co zostało kiedy i przez kogo zmienione.
    • Dodatkowo w historii dokumentu znajdują się również informacje o jego zatwierdzaniu, opiniowaniu, zmianie nazwy czy atrybutach opisowych.
    • Dostęp do historycznych wersji danego dokumentu daje zarówno wszelkie informacje o całym jego „życiu”, jak i przechowuje poprzednie wersje.

Dostęp dla wybranych grup użytkowników tylko do rewizji zatwierdzonych.

  • Rozbudowany system uprawnień w systemie ArchiDeMeS – dostosowuje dostęp do dokumentów w zależności od ich statusu.
  • Blokada dostępu do dokumentów, które nie zostały zatwierdzone.
  • Dostęp i wgląd tylko do zatwierdzonych rewizji dokumentu,
  • Powiadomienia o nowych zatwierdzonych wersjach – nowa obowiązująca wersja dokumentu weszła w życie.
  • Takie podejście może sprawdzić się na przykład przy przekazywaniu dokumentacji od zewnętrznego podwykonawcy.

Ad. 6) Intuicyjny i przyjazny dla użytkownika interfejs.

Możliwość dodawania wielu dokumentów „na raz”.

  • Dodawanie wielu dokumentów jednocześnie:
    • poprzez polecenie z menu kontekstowego lub metodą drag & drop, poprzez przeciągnięcie wybranego dokumentu do systemu,
    • poprzez dodawanie dokumentów wraz ze strukturą katalogów, która zostanie automatycznie odwzorowana w systemie.

Praca z dokumentami podrzędnymi.

  • System ArchiDeMeS pozwala na pracę z dokumentami podrzędnymi.
  • W prosty i szybki sposób można „spiąć” ze sobą wybrane dokumenty, co pozwala na powiązanie i szybkie przejście do szukanego dokumentu.
  • Wykorzystuje cechy np. w narzędziach AutoCad, do współpracy z odnośnikami xref.
  • Wykorzystuje cechy do powiązania dowolnych dokumentów, które są podstawą do kolejnych, np.: raport z przeglądu do utworzenie zlecenia serwisowego.

Ad. 7) Integracja z innymi systemami wykorzystywanymi w SE np. DCS, SAP, itd.,

Integracja z systemami klasy ERP, CRM, BPM, itp.,

  • Integracja z systemami ERP – typu SAP, Comarch, IFS, Lotus Notes….
  • Możliwość pracy z wieloma bazami danych, na serwerach rozproszonych lokalnie lub w sieciach rozległych.
  • Jednolite źródło dokumentacji dla dowolnych systemów biznesowych klienta, typu CRM, BPM, itp.
  • Szerokie wsparcie platform sprzętowych, wirtualnych; obsługa wielu serwerów scentralizowanych jak i rozproszonych.

Integracja z Outlook, CAD i czytnikiem kodów QR.

  • System ArchiDeMeS zapewnia integrację z pakietem Office.
  • Import poczty dotyczy zarówno wiadomości i/lub załączników.
  • Możliwość automatyzacji przypisywania poczty do tematów.
  • Integracja z narzędziami CAD.
  • Wymiana danych z systemami podwykonawców.

Dysponuje sprawdzonymi narzędziami wymiany dokumentacji z potencjalnymi podwykonawcami, którzy nie dysponują dostępem do systemu ArchiDeMeS z zachowaniem kontroli wersji i historii zmian.

Ad. 8) Możliwość dostępu do dokumentacji z urządzeń przenośnych.

Dostęp z urządzeń mobilnych z dodatkową obsługą kodów kreskowych, przykładowe ekrany poniżej:

Interfejs WEBowy z dostępem przez przeglądarki internetowe, przykładowy ekran:

Ad. 9) Łatwa, intuicyjna obsługa.

Wynika z takich funkcjonalności jak:

  • elastyczność modyfikowania wyglądu okien aplikacji,
  • mechanizmy DRAG&DROP,
  • prostota filozofii Eksploratora Windows połączona z zaawansowanymi mechanizmami bazodanowymi,
  • automatyzacja podstawowych procesów eksploatacji systemu,
  • standaryzacja nazewnictwa i szablonów dokumentów,
  • wersje językowe interfejsu aplikacji,
  • szereg kreatorów umożliwiających swobodne skalowanie systemu pod nowe potrzeby: nowe obiegi dokumentów, nowych użytkowników,
  • praca na grupach i kategoriach ułatwiająca dołączanie nowych pracowników i nowych rodzajów dokumentacji,
  • różnorodny dostęp poprzez aplikacje desktopowe, webowe lub mobilne,
  • … i wiele innych.

Ad. 10) Obsługa i archiwizacja różnego typu plików niezależnie od formatu np. MS Office, PDF, dwg, tiff.

System obsługuje dowolny format plików, w trakcie obsługi kluczowy jest proces, w którym wykorzystywany jest dokument oraz informacja towarzysząca eksploatacji dokumentacji.

Dodatkowym atutem dla plików w formatach DWG i OFFICE jest możliwość skonfigurowania dodatkowych modułów, działających bezpośrednio w AutoCAD lub Word, które zapewniają komunikację z ArchiDeMeS bez konieczności uruchamiania systemu ArchiDeMeS.

Ad. 11) Możliwość tworzenia dowolnych zestawień urządzeń oraz wymiany danych pomiędzy systemami poprzez interfejs tj. MS Office, xml.

Raporty

  • System oferuje bogaty system raportowania dostosowany do indywidualnych potrzeb klienta.
  • Możliwość implementacji w systemie dedykowanych raportów.
  • Możliwość eksportu danych dalej np. do formatu Excel.
  • Dysponuje wewnętrznym interfejsem do wyświetlania raportów.

Wyszukiwania zaawansowane i proste.

Ad. 12) Standaryzacja dokumentacji technologicznej oraz kompleksowego tworzenia inteligentnych, obiektowych schematów technologicznych.

Dokument – „folder” – wraz z opisem (metadane)

  • System ArchiDeMeS pozwala na utworzenie teczki, która grupuje wybrane poszczególne dokumenty systemu.
  • Teczka ta opisana jest odpowiednimi atrybutami.
  • Niezależnie każdy z dokumentów w niej się znajdujący może posiadać swoje odrębne dane opisowe.
  • System pozwala na śledzenie i kontrolę zmian w poszczególnych dokumentach będących składowymi koszyka.
  • Umożliwia pobranie całości we wskazane miejsce, a także zatwierdzenie wszystkich jego składowych.

W zależności od szczegółowych wymagań w tym zakresie istnieje możliwość zastosowania dodatkowego rozszerzenia systemowego ArchiDeMeS.GIS, który pozwala na zarządzanie bazą dokumentów i danych poprzez przestrzenne odwoływanie się do obiektów/dokumentów na mapach zakładu lub poszczególnych schematach urządzeń/instalacji itp.

Moduły opcjonalne systemu ArchiDeMeS

ArchiDeMeS.CM

Dodatkowe narzędzie służące do konfiguracji produktu/obiektu, które pracuje na bazie ArchiDeMeS i zarządza dodatkowymi obiektami strukturalnymi, które umożliwiają korzystanie z różnych wcześniejszych/starszych rewizji i wersji dokumentów, chociaż obowiązującymi w systemie dokumentami są już dokumenty dużo nowsze.

ArchiDeMeS.GIS

Moduł dodatkowej aplikacji umożliwiający komunikację wyszukiwania w dwóch obszarach obiektów:

  • poprzez wskazanie na mapie/schemacie obiektu graficznego lub jego oznaczenie – następuje wówczas przeskoczenie do środowiska bazodanowego ArchiDeMeS w miejsce odnalezionego dokumentu związanego ze wskazanym graficznie obiektem,
  • poprzez wskazanie w bazie danych ArchideMeS obiektu/dokumentu i przeskoczenie na mapę/schemat z zaznaczeniem graficznie miejsca gdzie się znajduje.

ArchiDeMeS.STM

Moduł dodatkowego Serwera Treści Map, który na podstawie dokumentów i danych zgromadzonych w systemie ArchiDeMeS dokonuje publikacji i wyświetla w przeglądarce internetowej zawartości dokumentów źródłowych w formatach DWG.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Skontaktuj się z nami