Wszystkie zadania, jakie realizuje ArchiDeMeS, są ukierunkowane na zagwarantowanie właściwego zarządzania procedurami tworzenia, gromadzenia, ochrony oraz modyfikacji i dystrybucji dokumentacji w ramach danego zespołu, jak i całego przedsiębiorstwa. Dokumenty i związane z nimi zdarzenia są przez System na bieżąco rejestrowane i archiwizowane, zgodnie z założoną strukturą i zakresem Archiwum. W ten sposób cała informacja, zarówno ta dotycząca spraw bieżących jak i spraw zakończonych jest gromadzona, zarządzana i chroniona w jednolity niezależny od osób i czasu sposób. Każdy pracownik ma swobodny, zgodny ze swoimi uprawnieniami dostęp do wszystkich potrzebnych mu zasobów firmy. Firma ma zagwarantowaną ochronę tworzonej wiedzy na wszystkich etapach jej powstawania i dystrybucji. Powyższa logika działania systemu ArchiDeMeS ma przełożenie na następujące korzyści i rezultaty:

  • jednolita archiwizacja wystandaryzowanej dokumentacji realizowana zgodnie z założoną strukturą archiwum już na etapie przygotowywania i opracowywania prowadzonych spraw i projektów,
  • jednoznaczna identyfikacja dokumentów w strukturze projektów i katalogów – gwarancja, że każdy dokument jest użyty tylko raz z możliwością reprezentowania w wielu różnych strukturach bez powieleń i duplikatów,
  • aktualne archiwum dostępne dla całej organizacji obejmujące zarówno dokumentację spraw oraz projektów realizowanych aktualnie jak i zakończonych oraz wycofanych,
  • jednoznaczne związanie dokumentu z osobą za niego odpowiedzialną,
  • jednoznaczne przyporządkowanie dokumentu do ścieżki obiegu i zatwierdzeń dokumentu,
  • zatwierdzanie dokumentacji realizowane zgodnie z procedurą i pod nadzorem systemu,
  • precyzyjnie zdefiniowany i powszechny, zgodny z nadanymi uprawnieniami dostęp do zasobów archiwum,
  • kontrolowana redystrybucja zasobów archiwum,
  • zabezpieczenie zasobów archiwum przed nieautoryzowanym kasowaniem i niekontrolowanymi zmianami,
  • jednoznaczna treść dokumentu w ramach nadanej mu nazwy we wszystkich obszarach pracy z tym dokumentem,
  • automatyczna rejestracja i kontrola realizacji zmian w dokumentach,
  • archiwizacja dokumentów z zachowaniem historii ich opracowania i zmian,
  • automatyczne udostępnianie użytkownikom najnowszych wersji dokumentów podpiętych do opracowywanych przez nich projektów,
  • automatyczne informowanie o zakresie współużytkowania przez inne projekty danego dokumentu pobranego do modyfikacji,
  • kontrola wzajemnej zgodności papierowej i elektronicznej wersji dokumentacji przygotowanej do dalszej dystrybucji,
  • jednoznaczne rozróżnienie dokumentacji objętej archiwizacją (oficjalne, chronione zasoby firmy) od dokumentacji będącej jedynie notatkami pracowników,
  • jednolitość dostępnej wersji danego dokumentu dla całej struktury organizacyjnej,
  • czytelne i jednoznaczne rozróżnienie między wersjami roboczymi dokumentacji, będącej w opracowaniu, a wersją zatwierdzoną ostatecznie,
  • tożsame standardy zarządzania dokumentacją elektroniczną jak i papierową funkcjonującą w przedsiębiorstwie,
  • pełny rejestr przeprowadzanych transakcji,
  • automatyzacja masowego zasilania archiwum z zewnętrznych źródeł dokumentacji,
  • oprogramowanie dostępne min. w języku polskim i angielskim z opcja dokładania kolejnych języków; pełna lokalizacja wersji językowych tj. na poziomie interfejsu, komunikatów, atrybutów, informacji opisowych, jak i słowników, itp.,
  • dostęp do danych z urządzeń mobilnych oraz przez przeglądarki internetowe.

Podstawowe funkcjonalności możemy pogrupować w następujących obszarach:

1.     Zachowania i odwzorowania dotychczasowej struktury archiwum elektronicznego firmy w nowym systemie z możliwością skalowania i rozbudowy zarówno zakresu, jak i formy struktury organizacji danych i dokumentów.

  1. Możliwości pełnego odwzorowania struktury folderów istniejącej w danej firmie poprzez systematykę dokumentacji w sposób analogiczny do struktury Eksploratora Windows.
  2. Szerokości zakresu porządkowania i organizacji danych w Archiwum, zarówno w strukturze drzewiastej, równoległej jak i mieszanej w zależności od potrzeb, poprzez:
    • katalogi,
    • projekty,
    • tematy,
    • dokumenty,
    • dokumenty strukturalne,
    • dokumenty zależne,
    • dokumenty podrzędne,
    • teczki i koszyki dokumentacji,
    • widoki strukturalne – uporządkowanie i gromadzenie dokumentów spełniających jeden bądź klika warunków zgodności „pól opisowych” z nimi związanych,
    • widoki raportowe – uporządkowanie i gromadzenie dokumentów spełniających jeden bądź klika warunków zgodności czynności, zdarzeń w których uczestniczyły lub powiązane z konkretnymi osobami/użytkownikami,
    • sprawy – obiekty porządkujące dokumenty w paczki, nad którymi system czuwa aby zostały obsłużone według konkretnych procedur lub zgodnie z ustalonymi szablonami dokumentacji.

Kategorii – zapewnia alternatywną systematyką/kategoryzacją dokumentacji (poza przypisaniem do odpowiedniego miejsca w strukturze archiwum) – przypisanie do kategorii dokumentacji.

  1. System jest w stanie archiwizować każdy rodzaj (typ) dokumentu bez względu na jego typ czy format „rozszerzenia”.
  2. Umożliwia zachowanie unikalności nazwy dokumentu – jednoznaczność przy wyborze dokumentu.
  3. Zabezpiecza przed pracą na niewłaściwej wersji dokumentu – zawsze mamy dostęp do wersji obowiązującej (aktualnej) z możliwością przeglądu i powrotu do wersji historycznych.
  4. Kategoryzuje dokumentację – pozwala w prosty sposób podzielić dokumenty w systemie, na odpowiednie ich typy tak, aby najlepiej oddać model funkcjonowania jak i rodzaje dokumentów występujących w firmie.
  5. Unika duplikowania dokumentów poprzez linkowanie, zarówno na poziome projektów (folderów), jak i poszczególnych dokumentów – jeden dokument przypisany do kilku lokalizacji jednocześnie.
  6. System oferuje możliwość sporządzania nowych dokumentów w oparciu o wcześniej zdefiniowane szablony – możemy np. dla wybranej grupy użytkowników zdefiniować dostępność wybranych szablonów, albo ograniczyć możliwość dodawania nowych dokumentów do systemu tylko i wyłącznie do wprowadzonych wcześniej szablonów – jest to kolejny poziom uprawnień.
  7. Szeroki zakres tworzenia „pól opisowych”, czyli opisu poszczególnych typów dokumentów atrybutami, w szczególności: liczbowymi, tekstowymi, wielowartościowymi, w formacie daty, dynamicznymi z listy, słownikowymi.
  8. Dostępność bazy i szablonów słowników, przez co uzyskujemy możliwość szybkiego wyboru wartości atrybutów z przygotowanej wcześniej listy wartości.
  9. Pełny zakres rozszerzania struktury archiwum w dowolnym momencie poprzez:
    • możliwość rozbudowy zmiany struktur katalogów/projektów, itp.,
    • możliwość definiowania własnych kategorii dokumentacji w systemie,
    • możliwość nadania odrębnych atrybutów/cech dla każdego rodzaju dokumentacji w systemie.

2.     Zapewnienia efektywnego wyszukiwania dowolnych dokumentów po dotychczasowych „polach opisowych”, zawierających strukturę, nazewnictwo i przeznaczenie poszczególnych dokumentów. Zapewnienie możliwości rozbudowy, konfiguracji kolejnych „pól opisowych” (kluczy/warunków wyszukiwania) w zależności od potrzeb.

  1. Rozbudowany system wyszukiwania dokumentów pomaga w codziennej pracy konkretnego użytkownika. Określa co ostatnio przeglądał, co zmienił, jaki dokument wymaga jego zatwierdzenia lub zmian.
  2. Umożliwia wyszukiwanie dokumentacji po wszystkich atrybutach/cechach kategorii, czyli po „polach opisowych” przyjętych w firmie, np.:
    • po atrybutach standardowych np. nazwa, tytuł, data dodania, data modyfikacji, właściciel itp.,
    • po kategoriach oraz atrybutach kategorii (po dowolnym atrybucie nadanym w momencie definiowania kategorii dokumentu),
    • po zdarzeniach np. wyszukaj wszystkie dokumenty, które dodał Jan Kowalski w ostatnim miesiącu.
  3. Umożliwia definiowanie i zapamiętywanie w systemie najczęstszych kluczy wyszukiwania dokumentacji (konkretny klucz widoczny dla wszystkich lub dla pojedynczego użytkownika), przez co kolejne wyszukiwanie sprowadza się do kliknięcia w odpowiednią ikonkę odpowiadającą konkretnemu wyszukiwaniu.
  4. Umożliwia eksport listy wyszukanych dokumentów np. do Excela.

3.     Zapewnienia mechanizmów umożliwiających pobranie oraz podgląd elektronicznej dokumentacji technicznej oraz rejestrację lub podmianę na nową wersję dokumentu.

  1. Podstawowe funkcje: pobranie, podgląd, edycja, rezerwacja, itp., dostępne w menu kontekstowym, pod tzw. prawym klawiszem myszy.
  2. Domyślne skojarzenie pobieranego dokumentu z podstawowymi programami do edycji lub podglądu, zainstalowanymi na lokalnym komputerze użytkownika.
  3. Podgląd dokumentów – możliwość podglądu dokumentów w jednym z okien systemu (doc, xls, pdf, dwg, oraz plików graficznych).
  4. Ochrona dokumentu eksploatowanego przez użytkownika – w archiwum zawsze jest przechowywana pierwotna wersja, a użytkownik pracuje na kopii.
  5. W zakresie dodawania nowych dokumentów zapewniona jest możliwość:
    • dodawania pojedynczego lub wielu jednocześnie,
    • dodawania dokumentów wraz ze strukturą katalogów, która jest automatycznie odwzorowana w systemie,
    • poprzez polecenie z menu kontekstowego lub metodą drag & drop przeciągnąć wybrane dokumenty do systemu.

4.     Zapewnienia centralnego archiwum dokumentacji z dostępem dla wszystkich użytkowników. Dodatkowo możliwy jest dostęp z urządzeń mobilnych. W przypadku zdiagnozowania większych potrzeb będzie możliwe dokupienie kolejnych licencji.

  1. Pływające licencje – liczba użytkowników systemu może być większa niż ilość zakupionych licencji.
  2. Licencje wieczyste – zakup jednorazowy, licencje nie wygasają.
  3. Mechanizm automatycznego wylogowywana się przy określonej bezczynności – zapobiega blokowania puli licencji dla innych użytkowników.
  4. Konfigurowanie i zarządzanie dostępem oraz uprawnieniami z poziomu administratora.
  5. Zarządzanie licencjami może się odbywać na poziomie bazy danych systemu ArchiDeMeS lub zostać zintegrowane z system Active Directory.

5.     Zapewnienia zaawansowanych możliwości zarządzania rolami i uprawnieniami, w tym administratora i różnych grup użytkowników.

  1. Podejście zarówno grupowe jak i indywidualne do użytkownika.
  2. Pełny zakres administracji uprawnieniami użytkowników po stronie klienta, bez potrzeby wsparcia producenta/dostawcy.
  3. Szeroki zakres zarządzania uprawnieniami w systemie:
    • na poziome użytkownika (odczyt, pobieranie, zapis, usuwanie, administrowanie),
    • na poziomie struktury archiwum (odczyt, zapis, usuwanie, kontrola praw dostępu, przejmowanie własności, administracja podprojektami),
    • na poziomie dokumentu (odczyt, zapis, usuwanie, kontrola praw dostępu, przejmowanie własności),
    • na poziomie kategorii dokumentu (uprawnienie zakładania dokumentu w danej kategorii, dostęp do dokumentu w odpowiednim statusie).
  4. Możliwość zarządzania uprawnieniami na poziomie grup użytkowników, co pozwala na sprawniejsze, bardziej przejrzyste oraz łatwiejsze w przyszłości do modyfikacji zarządzanie uprawnieniami.

6.     Zapewnienia pełnej rejestracji wszystkich zmian, a w związku z tym śledzenie zmian i ich historii w zakresie kto i co zrobił wraz z opcją dlaczego. System zapewnia również możliwość powrotu do wcześniejszych wersji dokumentu.

  1. Gromadzi i zabezpiecza dostęp do wszystkich zmian i wersji danego dokumentu.
  2. Rejestruje informacje o źródle zmian, tj.:
    • kto dokonał zmian,
    • kiedy ich dokonał,
    • opcjonalnie dlaczego,
    • a także czego dotyczyła zmiana – czy dokumentu czy informacji w „polach opisowych”.
  3. Rejestruje zmiany i historię całych projektów/folderów – przez co można jednym kliknięciem sprawdzić jakie dokumenty i w jakich wersjach zawierał konkretny projekt w konkretnej dacie w przeszłości.
  4. Rejestruje kluczowe wykonywanie działania (np.: dodanie dokumentu, jego zmianę właściwości, wycofanie, itp.).
  5. Rozbudowuje system powiadomień – umożliwia personalizację potrzebnych powiadomień systemowych dla każdego użytkownika.

7.     Zapewnienia mechanizmów raportowania zarówno w zakresie zmian i rodzaju dokumentu, jak i rodzaju czynności, użytkownika, który wykonywał poszczególne operacje (np.: dodanie dokumentu, przeglądanie, zmiana, usunięcie, kto i kiedy, itp.) oraz możliwość konfiguracji nowych raportów, w zależności od potrzeb.

  1. Raporty – umożliwiają zestawienie wszystkich wprowadzonych wcześniej informacji zarówno automatycznie przypisanych przez system jak i tych wprowadzonych przez użytkowników.
  2. Raporty systemu umożliwiają raportowanie istotnych zdarzeń np. logowania użytkowników, otwarcia, usunięcia dokumentów, powiadomień o dokumencie.
  3. Umożliwiają zdefiniowanie dowolnego raportu na potrzeby klienta w oparciu o dane gromadzone w systemie.
  4. Wewnętrzne narzędzie umożliwia przegląd i analizę raportów.
  5. Umożliwiają eksport dowolnego raportu do formatu Excela.

Towarzyszące funkcjonalności systemu, w szczególności:

1.     Możliwość tworzenia dowolnych zestawień urządzeń oraz wymiany danych pomiędzy systemami poprzez interfejs tj. MS Office, xml.

  1. Możliwość eksportu danych dalej np. do formatu Excel.
  2. Wewnętrzny interfejs do wyświetlania raportów.

2.     Możliwość dostępu do dokumentacji z urządzeń przenośnych.

    1. Możliwość dostępu do systemu z wykorzystaniem interfejsu przeglądarkowego lub mobilnego.
    2. Obsługa kodów kreskowych – umożliwia wyszukiwanie dokumentów na bazie zeskanowanego kodu kreskowego z urządzenia w terenie smartfonem z aplikacją mobilną systemu ArchiDeMeS.

3.     Obsługa i archiwizacja plików w formatach MS Office, DWG, bezpośrednio z aplikacji edytującej plik.

  1. Możliwość skonfigurowania dodatkowych modułów dla plików w formatach DWG i OFFICE, działających bezpośrednio w AutoCAD lub Word, które zapewniają komunikację z ArchiDeMeS bez konieczności uruchamiania systemu ArchiDeMeS.

4.     Możliwość wysyłania powiadomień do innych użytkowników o dokumencie (powiadomienia otrzymywane z poziomu systemu oraz powiadomienia mailowe).

  1. Możliwość automatycznego powiadamiania o wynikach wyszukiwania – przy jego definiowaniu można oznaczyć kiedy chcemy być powiadamiani o nowych wynikach:
    • przy uruchomieniu aplikacji,
    • w trakcie działania aplikacji,
    • przy zamykaniu aplikacji.

Dzięki tej funkcjonalności użytkownik nie musi wyszukiwać dokumentacji ręcznie, ponieważ zostanie automatycznie powiadomiony o pojawieniu się nowych dokumentów w zbiorze obserwowanych (z danego typu).

  1. Istnieje możliwość powiadomienia na żądanie lub czasowego dowolnego użytkownika w zakresie dokumentu lub oczekiwanego rezultatu.

5.     Precyzyjna rejestracja dokumentacji papierowej, przechowywanej w fizycznych archiwach, w ramach archiwum elektronicznego.

6.     Polecenie zmiany dokumentu papierowego wraz z jego wszystkimi atrybutami w elektroniczny – w momencie jego zeskanowania.

7.     Inne ułatwienia:

  1. elastyczność modyfikowania wyglądu okien aplikacji,
  2. mechanizmy DRAG&DROP,
  3. prostota filozofii Eksploratora Windows połączona z zaawansowanymi mechanizmami bazodanowymi – mechanizmy linkowania, obiekty dokumentów strukturalnych,
  4. automatyzacja podstawowych procesów eksploatacji systemu,
  5. standaryzacja nazewnictwa i szablonów dokumentów,
  6. wersje językowe interfejsu aplikacji,
  7. szereg kreatorów, umożliwiających swobodne skalowanie systemu pod nowe potrzeby: nowe obiegi dokumentów, nowych użytkowników,
  8. praca na grupach i kategoriach ułatwiająca dołączanie nowych pracowników i nowych rodzajów dokumentacji,
  9. różnorodny dostęp poprzez aplikacje desktopowe, webowe lub mobilne,
  10. możliwość dostosowania interfejsu użytkownika/funkcjonalności dla konkretnego użytkownika lub grupy użytkowników (np. dla Jana Kowalskiego włączamy tylko część pozycji w menu, do których powinien mieć dostęp, resztę wyłączamy), dzięki temu używanie systemu staje się łatwiejsze, ponieważ w systemie są widoczne tylko potrzebne polecenia menu.

Możliwe kierunki rozwoju systemu – opcjonalne funkcjonalności, w szczególności:

1.     automatyzacja nazewnictwa dokumentów – biblioteka generatorów nazw i szablonów nazw dokumentów wraz z kreatorem nowych generatorów,

2.     integracja i standaryzacja centralnego archiwum danych i dokumentacji z całym przedsiębiorstwem – integracja z systemami klasy ERP, CRM, CAD, Office,

3.     wymiana danych z systemami podwykonawców/partnerów zewnętrznych firmy,

4.     workflow – skonfigurowana współpraca oraz komunikacja pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi branżami i wydziałami.

  1. Opiniowanie i konsultowanie
    1. System ArchiDeMeS pozwala na przeprowadzanie opiniowania oraz konsultacji wskazanych dokumentów, pod jego pełną kontrolą.
    2. Stosuje się dedykowane grupy użytkowników, którzy mają kompetencje do powyższych czynności, dla wskazanych typów dokumentacji.
  • Możliwość konsultowania i opiniowania dokumentów wraz z pilnowaniem terminów.
  1. Ścieżki zatwierdzania
    1. System posiada rozbudowany system ścieżek zatwierdzania, które można w łatwy i szybki sposób tworzyć lub modyfikować.
    2. Uprawnione osoby mogą zakładać nowe ścieżki zatwierdzeń dokumentacji.
    3. Można przekazać dokument do zatwierdzania dla większej ilości osób (grupy), – tzw. ścieżki sekwencyjne, równoległe lub mieszane.
  • Ścieżki zatwierdzania mogą być również wieloetapowe, gdzie kilka osób będzie mogło „po sobie” zatwierdzać dany dokument, aż do ostatecznego zatwierdzenia lub odrzucenia na dowolnym etapie.

5.     ArchiDeMeS.GIS – opcjonalny moduł aplikacji umożliwiający komunikację wyszukiwania w dwóch obszarach:

  1. w trybie graficznym – poprzez wskazanie na mapie/schemacie obiektu graficznego lub jego oznaczenie – następuje wówczas przeskoczenie do środowiska bazodanowego ArchiDeMeS w miejsce odnalezionego dokumentu związanego ze wskazanym graficznie obiektem,
  2. w trybie bazodanowym – poprzez wskazanie w bazie danych ArchiDeMeS obiektu/dokumentu i przeskoczenie na mapę/schemat z zaznaczeniem graficznym miejsca gdzie się znajduje.

Często na kolejnych etapach wdrożenia u naszych klientów pojawiają się dodatkowe oczekiwania i obszary, które należałoby objąć analizą procesów związanych z tworzeniem i przetwarzaniem wszelkiej (kompletnej) dokumentacji technicznej produktów i procesów.

Pojawienie się nowych potrzeb i redefiniowanie „po co” klienta często ukazuje nowe rozwiązania i potencjał, prowadzące do pełnej cyfryzacji całego zakładu, nad którymi jesteśmy w stanie wspólnie pochylić się z klientem i zaproponować odpowiednie rozwiązanie.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Skontaktuj się z nami