ArchiDeMeS – eliminacja strat

Eliminowanie strat to fundament działania LEAN i każdej optymalizacji procesów, niezależnie od branży i przyjętej metodologii analizy przedsiębiorstwa. Ich źródeł może być wiele, poniżej przybliżamy cztery obszary szczególnie istotne w eliminacji ryzyka popełnienia błędu.

1. Unikanie niedoszacowania projektu.  

Z naszych obserwacji wynika, że najczęstszymi przyczynami niedoszacowania były: 

• Brak kompletnych danych przy podejmowaniu decyzji. Często okazywało się, że brakowało niektórych dokumentów z ważnymi założeniami u osoby, która budowała harmonogram lub szacowała nakłady niezbędne do realizacji. 
• Typową przy szacowaniu projektów jest praca zespołu nad  końcowym rezultatem, w tym wkład kluczowych osób w nazwaniu modelu realizacji, kluczowych ryzyk i wszystkich niezbędnych okoliczności realizacji projektu – jeśli nieraz tylko zadania jednej osoby zabrakło, konsekwencje były bolesne, w ostateczności mogło dojść nawet do  całkowitego zatrzymania i zamknięcia projektu, bez szansy na odzyskanie nakładów. 
• W końcu obecna rzeczywistość nie tylko generuje olbrzymią ilość danych, dokumentów, wskaźników, czy nowych okoliczności, w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym, ale wymusza również bycie zawsze na bieżąco – często „za pięć dwunasta” należy uwzględnić kluczową zmianę niezbędną dla powodzenia realizacji. 

System ArchiDeMeS eliminuje powyższe zagrożenia pojawienia się strat, ponieważ: 

• Zapewnia gromadzenie wszystkich danych i dostęp zgodny z uprawnieniami w centralnej bazie danych. 
• Dzięki automatyzacji procesu obiegu dokumentacji i cyklu zatwierdzeń opiniowania zawsze dociera do wszystkich niezbędnych osób. 
• Z kolej automatyzacja procesu komunikacji zapewnia powiadamianie na bieżąco, także w sytuacji pracy zdalnej. 

1. Zapewnienie kontroli ważności certyfikatów i audytów. 

Odniosę się do konkretnego przypadku jednego z naszych klientów, z okresu, kiedy nie miał  wdrożonych odpowiednich systemów informatycznych. Doświadczył bardzo kosztownej wpadki, wydawało by się, że przez drobiazg. Mianowicie, wyprodukował i dostarczył partię urządzeń do klienta za granicą wraz z kompletną dokumentacją. 

Urządzenia były najwyższej jakości, natomiast w dokumentacji pojawił się problem, ponieważ jeden z certyfikatów elementu składowego utracił ważność w okresie transportu urządzenia do miejsca docelowego i z przyczyn formalnych nie był możliwy odbiór urządzeń. 

ArchiDeMeS zapewnia kontrolę i monitoring z wyprzedzeniem ważności certyfikatów i wymaganych audytów lub remontów gwarantując: 

• Ostrzeganie  o zbliżającym się końcu okresu ważności certyfikatu lub przeglądu. 
• Alarmowanie w sytuacjach przekroczenia dopuszczalnych terminów. 
• Umożliwianie blokady wysyłki dokumentów nieważnych lub nieaktualnych z raportem. 

2. Ujednolicenie pracy dzięki szablonom. 

Kolejne miejsce/źródło powstawania błędów to brak standaryzacji tworzenia dokumentacji w firmie lub w poszczególnych działach oraz niewystarczające zasady kontroli poprawności wytworzonej dokumentacji.  

Potocznie mówiąc „każdy projektuje jak umie” i zakłada, że jego dokumentacja „jest czytelna dla innych” oraz ma takie doświadczenie, że na pewno „niczego nie zapomniał” umieścić lub zmodyfikować. 

Oczywiście realia codziennej pracy pokazują coś innego i oprócz błędów, które się pojawiają dodatkowo tracimy więcej czasu pracując na nieuporządkowanej dokumentacji i każdy według swoich zasad. 

 ArchiDeMeS eliminuje takie niedogodności dzięki możliwości pracy na szablonach, co przekłada się na: 

• gwarancję pracy w oparciu o standardy i zasady, 
• automatyzację kontroli poprawności wykonania i kompletacji dokumentacji, 
• przyspieszenie pracy w zespołach, w szczególności w zespołach rozproszonych i zdalnych, 
• częściową automatyzację tworzenia kolejnych dokumentów na bazie istniejących lub w oparciu o dane opisowe już istniejące w systemie. 

3. Wykluczenie ponownego przetwarzania dokumentacji. 

Fundamentalny wymóg wobec najlepszych systemów to: wykorzystywanie posiadanych już danych, bez ponownego ich przetwarzania, tak aby ułatwić pracę inżynierom, eliminując „syzyfowe prace” i koncentrując ich na innowacyjnych pomysłach i działaniach. 

System ArchiDeMeS dostarcza narzędzi do automatyzacji przetwarzania pozyskanych danych. Raz użyte, system wykorzystuje i przetwarza ponownie, tak aby wytworzyć ich nową wartość.

Dobrze ilustruje to przykład naszego kontrahenta, który przy produkcji specjalistycznych urządzeń dedykowanych konkretnym potrzebom klienta, uniknął ponownego przetwarzania danych i ryzyka błędu z tym związanego, dzięki cyfryzacji procesu przepływu danych i dokumentów pomiędzy działem handlowym, konstrukcyjnym, przygotowania produkcji i samą produkcją. 

Schematycznie wygląda to w następujący sposób: 

1. Handlowiec poprzez formularz składa zapytanie do działu konstrukcyjnego zgodnie z potrzebami klienta. 
2. W dziale konstrukcyjnym automatycznie pojawia się dokument zapytania ofertowego zawierającego wszystkie niezbędne dane do kolejnego kroku. Dodatkowo tworzy się odpowiednia struktura katalogów z plikami zgodnie z wymogami  naszego naszego klienta. Dział konstrukcyjny uzupełnia niezbędne dane do wyceny zapytania. 
3. Po uzupełnieniu przez dział konstrukcyjny – dział handlowy otrzymuje powiadomienie i może złożyć ofertę co też jest odnotowane w systemie. 
4. Jeśli oferta wygra i klient złoży zamówienie, dział handlowy w systemie zatwierdza i generuje plik zamówienia na produkcję z podczepionymi wszystkim pozostałymi danymi za pomocą „jednego przycisku”. 
5. Dział przygotowania produkcji również w tej strukturze uzupełnia swoje dane i harmonogramy, gdzie handlowiec jest powiadamiany o terminach realizacji lub alarmowany o odstępstwach. 
6. Dział przygotowania produkcji zatwierdza „jednym przyciskiem” gotowe do produkcji materiały i dalej dział produkcji, który jest automatycznie powiadamiany, uzupełnia dane i rejestruje etapy realizacji zamówienia – w momencie zakończenia system informuje wszystkich o gotowości do wysyłki dla klienta.