Dlaczego ograniczanie błędów jest tak ważne?

Każdy błąd to koszty materiałowe i organizacyjne. To strata dla przedsiębiorstwa zmniejszająca zysk i wiarygodność w oczach klientów, jak i również jest potknięciem sprzyjającym konkurencji, a nie nam.

Z obserwacji klientów i badań procesów w przedsiębiorstwie wynika, że jednym z najczęstszych źródeł błędów są takie czynniki jak:

  • Wykorzystanie nieaktualnej wersji dokumentu lub nieaktualnej informacji.
  • Wytworzenie błędnego dokumentu z powodu braku kompletu ustaleń od wszystkich branżystów i osób odpowiedzialnych.
  • Braku informacji/powiadomień, że zmienił się status projektu lub dokumentu i obowiązują nowe ustalenia i/lub nowe wersje aktualne.

Oczywiście system ArchiDeMeS eliminuje takie zagrożenia, oferując szereg podstawowych funkcjonalności, które standardowo zabezpieczają przedsiębiorstwo przed wymienionymi ryzykami popełnienia błędu.

Dzięki temu, że ArchiDeMeS gwarantuje:

  1. Stały dostęp do aktualnej wersji dokumentu.
    1. Zapewnia, brak choćby omyłkowego wykorzystania niewłaściwej wersji dokumentu – wersja aktualna zawsze znajduje się „na wierzchu”.
    2. Każda kolejna, nowa wersja, natychmiastowo jest widoczna jako aktualna w systemie z ochroną całej historii zmian i starych wersji dokumentów.
    3. Zawsze wiadomo i można sprawdzić, kiedy i jaka wersja obowiązywała jako aktualna.
    4. Możemy ustalić jaka wersja aktualna ma być obowiązująca i zatwierdzić jako finalną na produkcję lub do dalszego procesu w firmie, chroniąc się tym samym przed ewentualną pomyłką.

2. Unikatowość dokumentów, dzięki zapobieganiu tworzenia duplikatów.

    1. System kontroluje unikatowość nazwy dokumentu.
    2. Dodatkowo pozwala zdefiniować zasady nazewnictwa, dzięki temu kontroluje także poprawność tworzenia kolejnych tytułów dokumentów.
    3. Pozwala wykorzystać konkretny dokument w wielu projektach i wyrobach bez duplikowania dzięki mechanizmowi linkowania – „jedno źródło – wiele wystąpień”.
    4. Dzięki unikatowości dokumentu, zmiany i nowa, aktualna wersja zostanie uwzględniona automatycznie we wszystkich projektach, gdzie jest wykorzystywana – eliminuje to sytuacje, w których ktoś zapomniał podmienić dokument.

3. Wsparcie procedur ISO. Dzięki mechanizmom „workflow” system ArchiDeMeS zadba o dotarcie dokumentu do każdego wymaganego członka zespołu. Dzięki temu zawsze będziesz wiedział:

    1. o nowej, aktualnej wersji,
    2. o skonsultowaniu lub zatwierdzeniu dokumentu,
    3. o zmianie statusu projektu lub dokumentu,
    4. jakie dokumenty lub zadania masz do obsłużenia,
    5. alarmy i przypomnienia zawsze zadbają, abyś pamiętał o wszystkim, nawet jeśli będziesz poza firmą.

4. Raportowanie o stanie projektów i ewentualnych problemach. To najprostsza metoda obrazowania, gdzie firma jest z produktem, projektem lub konkretnym procesem. Dzięki temu możemy:

    1. Ocenić zaawansowanie realizacji konkretnego projektu.
    2. Sprawdzić, gdzie leży przyczyna spiętrzenia prac.
    3. Sprawdzić, gdzie wymagane są zmiany, aby usprawnić proces.
    4. Zweryfikować jaki charakter mają najczęstsze uwagi i problemy.
    5. Być zawsze na bieżąco, a nawet z wyprzedzeniem dostawać informacje o nadchodzących zdarzeniach i wyzwaniach.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Skontaktuj się z nami