Wdrożenie dowolnego systemu informatycznego zawsze powinno realizować jakiś konkretny cel klienta i dostarczać mu szereg rezultatów, przy czym rezultat w postaci zainstalowanego oprogramowania jest najczęściej najmniej istotnym.
O co chodzi? Przecież klient zamówił system i tego oczekuje.
Na poziomie faktów finansowych czy logistycznych, na pewno takie zdarzenia muszą się pojawić, jak dostawa oprogramowania, szkolenie personelu, itp., ale to nie wystarcza.
Kluczowe zagadnienie to, jak „wdrożenie systemu w praktyce” realizuje cel klienta, który często związany jest z potrzebą uzyskania nowej wartości, poprzez zmianę istniejącego procesu lub wprowadzenie nowego. Klient potrzebuje rezultatów biznesowych, które często związane są z eliminacją MUDA lub wprowadzeniem innowacji.
Stąd cały proces wdrożenia podporządkowany jest osiągnięciu celu kluczowego dla klienta, począwszy od jego właściwej identyfikacji po ciągły monitoring jego zasadności i celowości, aż do uruchomienia produkcyjnego.
Jakie cele przyświecały wdrożeniu systemu ArchiDeMeS polecam zapoznać się z przykładami wdrożeń w menu case study, a poniżej przedstawiamy przykładowe etapy procesu wdrożenia systemu.
ETAP 1
Opracowanie projektu wdrożenia systemu
Realizacja etapu pierwszego polega na zebraniu materiałów o zasadach funkcjonowania przedsiębiorstwa i przedstawieniu rozwiązania, pokazującego sposób działania systemu w firmie, w odniesieniu do wymagań zarządzania dokumentacją.
Skuteczny model wspomagania zarządzania, wykorzystujący system komputerowy, działa na podstawie sformalizowanych przepływów informacji i procedur, wnosi więc do przedsiębiorstwa wzorzec organizacyjny. Dostosowanie tego wzorca do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa jest realizowane w fazie implementacji i polega na zdefiniowaniu oraz wprowadzeniu do systemu szeregu parametrów, decydujących o sposobie jego działania. Powstały w ten sposób model powinien łączyć w spójną całość sposoby działania poszczególnych grup pracowników. Zasady działania tych grup są opisane za pomocą procedur wraz z narzędziami systemu informatycznego przypisanymi do ich realizacji.
Wynikiem opracowanego projektu jest odpowiedź na dwa podstawowe pytania:
- W jaki sposób zostaną spełnione wszystkie istotne cele, jakie postawiło sobie przedsiębiorstwo, podejmując decyzję o wdrożeniu systemu?
- Czy aktualna organizacja i obowiązujące w niej procedury powinny być odwzorowane we wprowadzanym systemie, czy też należy i można go zmodyfikować?
ETAP 2
Instalacja i uruchomienie systemu
Na drugim etapie następuje właściwe wdrożenie rozwiązania wewnątrz firmy, w tym m.in:
- zainstalowanie systemu na serwerze,
- założenie konfiguracji odwzorowującej ustalenia z projektu wdrożenia,
- zainstalowanie stanowisk użytkowników,
- przeprowadzenie symulacji procesu tworzenia i publikowania dokumentacji,
- przeprowadzenie testów właściwej instalacji,
- sporządzenie protokołu odbioru instalacji.
ETAP 3
Wsparcie techniczne
Po zakończeniu wdrożenia w ramach autorskiej opieki serwisowej zapewniamy:
- konsultacje eksperckie i wsparcie techniczne,
- doraźną pomoc dotyczącą użytkowania zakupionej wersji systemu,
- aktualną wersję systemu (możliwość wymiany posiadanej wersji na nową),
- wprowadzenie uzgodnionych modyfikacji do systemu,
- doradztwo merytoryczne, organizacyjne i techniczne.